Личная информация:
Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.
Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/
эксперт по системному бизнесуТочность - вежливость королей, но обязанность для их подданных
Людовик XVIII
кому: собственникам, топ-менеджерам
Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы
“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” - такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?
С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие - деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи - незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?
Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах” . Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?
Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.
Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды
Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.
Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии - “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:
- Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “ ” .
- Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “ ”.
- Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
- Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “ ”.
Ключевые принципы рабочих отчётов
- Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
- Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
- Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
- Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
- Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
- Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.
Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей
- 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
- Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
- Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
- Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
- Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты - “как на ладони” по итогам каждого дня.
- “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
- Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.
Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых
- Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
- Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
- Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
- Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, - всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.
Требования к составу рабочего отчёта
- Название выполненной задачи . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
- Достигнутый результат . (пример: "Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров"). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
- Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
- Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
- Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
- При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
- Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе )
Пример рабочего отчёта
На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.
Пример результата задачи
Дополнение к рабочему отчёту
В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD - дата; MM - месяц; YY - год; HH:MM - формат часы + минуты).
Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM
Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)
- В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
- В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
- Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило - 07:19. В "Часы за свой счет" писать "00:41" плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
- Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
- В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
- Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.
Последовательность внедрения рабочих отчётов
Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:
- Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
- Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.
Когда рабочий отчёт может быть лишним
Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.
Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.
Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника” .
На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.
Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день - вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.
Доброго времени суток, уважаемый читатель! Если перед тобой сейчас стоит проблема, как написать отчёт по практике, то ты попал! Попал по адресу В рамках серии статей мы детально разберём процесс написания отчёта по практике, чтобы тебе стало в максимальной степени ясно, с чего начинать, какие материалы нужны для написания отчёта по практике и т.д.
Практика во многих вузах России похожа, однако имеются некоторые различия в плане её прохождения и, соответственно, написания отчета по практике на разных специальностях. Ясное дело, что практика студента-врача отличается от практики студента ядерщика-физика. Однако общие принципы можно найти и там, и там.
Мы в качестве примера возьмём отчёт по практике в направлении «Менеджмент». Многие студенты учатся именно на этой специальности, поэтому многие смогут сходу применить все рекомендации, касающиеся составления отчёта по практике, практически ничего не подгоняя под свои нужды.
С чего начать писать отчёт по практике?
Хороший вопрос, чего сказать. Для начала было бы неплохо эту самую практику пройти на предприятии. Однако многие студенты вместо того, чтобы «получать практические навыки работы в реальных рыночных условиях» предпочитают подходить к процессу прохождения практике формально, т.е. просто просиживая дома положенное время.
Хорошо это или плохо? Скорее всего, плохо, чем хорошо. Ведь, на самом деле, если так подумать, то практика даётся студенту не просто так, а для того чтобы он смог почувствовать «запах» пороха в реальных условиях.
Если вы никогда не работали по своей специальности, то настоятельно рекомендуем ходить на практику, чтобы получить хотя бы базовые практические профессиональные навыки. Эти навыки вам ещё пригодятся и лишними уж точно не будут. Если же вы уже имели опыт работы по своей будущей профессии, то вам мы тоже советуем всё-таки отнестись к практике ответственно, т.к. этот период времени для вас - отличная возможность для «оттачивания» своего профессионального мастерства.
Однако вернёмся непосредственно к отчёту по практике. С чего начать писать отчёт? Перво-наперво вам потребуются нормативные документы, на основе которых вы будете формировать «скелет» своего отчёта.
Какие это могут быть документы? Во-первых, это:
— устав (учредительный договор) предприятия,
— табельное расписание;
— типовые договоры, используемые в хозяйственной деятельности организации.
Во-вторых, для написания отчёта по практике вы можете использовать:
— архивные документы;
— сводные табели;
— статистические данные и т.п.
Как вы видите, документов, на основе которых можно сформировать классный отчёт - море. Только бери и делай нужные выписки. Однако только документами при написании отчёта по практике вы не отделаетесь. В свой отчёт необходимо внести свои мысли, свой анализ, который вы провели самостоятельно на основе имеющейся информации о деятельности предприятия.
Например, вы можете составить таблицу по самым продаваемым продуктам компании (при наличии у вас соответствующих данных). Подобного рода исследовательские вставки в отчёты очень сильно любят преподаватели.
Этим вы показываете себя как компетентного специалиста, который может проанализировать текущую деятельность компании и внести свои предложения по поводу совершенствования хозяйственной деятельности организации.
Также для начала вам было бы неплохо знать примерное содержание отчета по практике. Обычно оно выглядит следующим образом:
Однако не забывайте о том, что, например, на том же отделении менеджмента существует 3 вида практики:
1) учебно-ознакомительная;
2) производственная;
3) преддипломная.
В принципе они между собой весьма схожи, только есть различия в обосновании вносимых вами предложений. Если при прохождении учебно-ознакомительной практики вы можете вносить свои предложения по поводу совершенствования деятельности компании без каких-либо финансовых расчётов, то при прохождении производственной и преддипломной практики вы обязаны все ваши предложения просчитать и выяснить - выгодны они или нет.
Итак, настало время приступить к практическому разбору содержания отчета по практике.
Разбор примера отчета по практике .
1. Пояснительная записка.
Первым пунктом отчёта по практике является пояснительная записка. В ней вы самостоятельно примерно на один лист А4 пишете резюме того, что вы делали во время прохождения практики.
Помните, что преподаватель первым делом будет читать именно пояснительную записку, поэтому постарайтесь написать её так, чтобы у вашего учителя сложилось благоприятное впечатление о вашей практике.
Что писать в пояснительной записке? Пишите то, что делали в период прохождения вами практики. Старайтесь писать научным языком, чтобы у преподавателя окончательно сложилось впечатление, о том, что вы реально были на практике, а не просиживали штаны дома.
В пояснительной записке можете писать примерно следующее: «В мои функциональные обязанности входило … то-то, то-то, то-то. Я выполнял работу такую-то, такую-то, такую-то». Для большей наглядности мы подготовили специально для вас скриншоты с примерным содержанием пояснительной записки.
2. Характеристика.
Характеристика обычно пишется руководителем вашей практики. В ней отражается всё то, чем вы блеснули (или не блеснули) на практике.Также в характеристике находят отражение ваши деловые качества, наличие профессиональных знаний и т.п.
Однако часто руководителям практики (а часто - это ещё одновременно и руководители предприятия) просто некогда писать вам характеристику. Такая практика весьма распространена в России.
Что же делать в данной ситуации? Вариантов особо нет - придётся писать характеристику о себе самому. Сразу же предостерегаем - не пытайтесь охарактеризовать себя в характеристике, словно вы супермен, который круче всех на свете. Подобные слишком хваленые слова могут вызвать подозрения у преподавателя, у которого вы будете защищать свою практику.
Пишите объективно, старайтесь думать о том, что вы реально сделали за время прохождения вами практики, а не о том, чего бы такого про себя придумать, чтобы преподаватель подумал, что я на практике занимался чем-то очень сложным. Старайтесь быть естественным при написании характеристики.
Однако всё же советуем вас постараться убедить руководителя вашей практики на предприятии, чтобы он нашёл время для того чтобы написать вам характеристику. Вы должны знать свой реальный уровень, чтобы иметь возможность подтянуть свои слабые места, если такие найдут своё отражение в характеристике, написанной руководителем вашей практики.
Примеры характеристики вы можете видеть на скриншотах:
Вывод : В рамках первой части статьи «Как написать отчёт по практике» мы познакомились с общей структурой отчёта по практике, узнали - какие документы необходимы для того, чтобы успешно написать отчет, а также разобрали первые пункты содержания отчёта по практике, а именно пункт «Пояснительная записка» и «Характеристика».
Теперь вы знаете, как написать отчёт по практике .
Составляя отчет по практике, студент оценивает результаты работы и делает выводы о своей квалификации, знаниях и навыках, полученных в вузе. Чтобы работу приняли, она должна быть не только грамотной и содержательной. Оформление отчета по ГОСТу позволит вам получить «отлично» или хотя бы «хорошо».
Обычно требования к оформлению отчета прописывают в методичках. Если таковых не осталось на кафедре или в библиотеке, обратитесь к нормативным документам.
Оформление отчета по практике по ГОСТу отнимает много времени? Воспользуйтесь чужим опытом – скачайте работы, актуальные на текущий год, и посмотрите, как они оформлены. Главное, чтобы эти примеры сами соответствовали последним требованиям.
Структура отчета по практике
Отчет может содержать до 35-40 страниц. В некоторых случаях допускается увеличивать объем до 45 страниц. При этом на введение отводят две-три страницы. В работе может быть до четырех разделов.
Согласно ГОСТам, отчет по практике должен иметь следующую структуру:
Разделы и подразделы в отчете
Отчет по практике разбивают на разделы и подразделы. При необходимости в работу включают пункты и списки. Разделы практически всегда начинаются с нового листа. Их нумеруют арабскими цифрами в порядке очередности. Название раздела выравнивают по центру, для него используют полужирный шрифт Times New Roman (16 шингл).
Подразделы нумеруют арабскими цифрами. Для названия разделов используют прописные буквы, для подразделов – строчные (за исключением первой). Последние выравнивают по левому краю, используя красную строку. Для подразделов используют полужирный шрифт (14 шингл).
Желательно, чтобы название разделов были максимально краткими – переносить слова нельзя. То же касается и подразделов. Расстояние между названием раздела и заголовком подраздела должно составлять 8 мм.
Поля, отступы и страницы
Как уже было сказано ранее, отчет по практике оформляется на листах формата А4. Это требование касается всех листов в работе, включая титульный. На листах не должно быть рамки и подобных элементов. Достаточно отступов: слева – 30 мм, справа – 10 мм, сверху – 15 мм, снизу – 20 мм.
Страницы нумеруют, отсчет начинается с титульного листа. Номер на титуле не проставляют.
Графика, таблицы и другие элементы
В отчете по практике могут присутствовать графические элементы, таблицы и формулы.. Согласно ГОСТ, изображения, таблицы и схемы можно разместить:
— сразу после абзаца, в котором упоминается элемент;
— на следующей странице;
— в приложении.
Наиболее удобен первый способ: человек, который начнет читать отчет, точно не потеряет важные данные. Он сразу ознакомится со всеми графическими элементами.
Формулы размещают непосредственно после упоминания. Их выравнивают по центру.
Формулу можно создать с помощью редактора Equation Editor, а затем вставить в текст работы. Обычно используют 14 шингл для символов в формуле.
Требования к форме изложения текста отчета
Отдельные символы в отчете по практике употреблять нельзя:
— значок диаметра (вместо этого пишут слово «диаметр»);
— символ «-« для обозначения отрицательной температуры (вместо этого пишут слово «минус»);
— индексы стандартов без регистрационного номера;
— математические символы <, > и = без чисел.
В отчете по практике может быть собственная система наименований или сокращений, но только при наличии соответствующего раздела. Его нужно разместить перед оглавлением.
Работа над отчетом по практике может показаться тяжелой и муторной, но это совсем не так сложно, как кажется. Текстовый редактор облегчит задачу.
Ленивому или просто занятому студенту проще доверить оформление отчета автору студенческих работ на сайт. Главное – предоставить все данные.
Не только первокурсники, первый раз в жизни прошедшие стажировку, интересуются вопросом написания отчета по практике на производстве.
Студенты, которые в ближайшем будущем получат дипломы выпускников, тоже задают аналогичный вопрос. В большинстве ВУЗов студентам за все время учебы предстоит три раза пройти практику, и после каждой необходимо составлять упомянутый выше отчет.
В данной статье мы расскажем:
- Как написать отчет по практике, чтобы он устроил руководителя, и его не нужно было переделывать.
- На что нужно заострить внимание при составлении документа.
- Самые распространенные ошибки при составлении отчета по практике и как их избежать.
Отчет по ознакомительной практике
Данную практику студенты должны пройти в самом начале обучения, как правило, на первом или втором курсе.
К отчету не предъявляются повышенные требования: студенту хватит прописать принцип деятельности предприятия и сделать заключение о соответствии принятых на нем стандартов работы выбранной специальности.
Отчет по производственной практике
Под прохождением производственной практики подразумевается подкрепление полученных ранее теоретических знаний, навыками практического характера. Студент 3-4 курса, являющийся стажером, принимает непосредственное участие в деятельности предприятия.
В отчете по практике, соответственно, нужно включить информацию о действиях, которые были самостоятельно выполнены и подтверждены приложениями. Как правило, в качестве приложений используются примеры чертежей и расчетов, образцы разработанных стажером-студентом документов – эти моменты зависят от профиля образования.
Отчет о прохождении преддипломной практики
Преддипломная стажировка всегда проходит перед тем, как студенту предстоит сдавать государственные экзамены.
В остальном требования к отчетам по производственной и преддипломной практикам почти не отличаются друг от друга.
Отчет по практике должен содержать не только приложения, но и сведения об использовании полученной информации и приобретенных навыков при написании дипломной работы.
Многие студенты озадачены, как написать отчет по практике, чтобы при его защите не возникло проблем?
Чтобы добиться поставленной цели, необходимо разделить работу по составлению отчета по практике на следующие этапы:
- Составление плана.
- Анализ собранных сведений.
- Фактическое написание отчета по практике.
План отчета по практике
Большинство учебных заведений дают студентам уже готовые планы, которые оформляются в виде методических рекомендаций. Если такого «бонуса» нет в вашем ВУЗе, придется заниматься составлением плана самому.
В большинстве случаев, отчет по практике состоит из следующих составляющих:
- Введение.
- Общая часть, состоящая из различных разделов и подразделов.
- Заключительная часть.
- Приложения.
- Cписок документов и использованной литературы.
- План необходимо включить в отчет в форме содержания или оглавления.
Результаты и ход практики должны быть отражены в специальном дневнике. Его необходимо заполнять на протяжении всего периода стажировки. Перед тем, как приступить к написанию отчета по практике, не лишним будет просмотреть содержание дневника, чтобы освежить в памяти важные моменты и наметить список литературы, которую можно использовать для подкрепления имеющейся информации.
К примеру, которые на практике занимались составлением нормативных документов и договоров, имеют право при составлении отчета ссылаться на законодательную базу. Если говорить о будущих педагогах, то они могут сослаться на методические рекомендации по преподаванию различных дисциплин и пр.
Если вы составляете отчет по заранее разработанному плану, то он должен выглядеть, как последовательное изложение теоретической информации, приобретенной в ходе стажировки, которая подкрепляется примерами из практики.
Следуя логике, можно разделить текст отчета на две части:
- Описание предприятия. Нужно отобразить следующие моменты:
- Организационную форму.
- Структуру.
- Производственные стандарты.
- Направление деятельности.
- Нормативно-правовую базу, которая ее регулирует.
- Раскрытие сути пройденной стажировки. Здесь необходимо отобразить:
- Объем выполненной работы, ее вид.
- Проблемы, которые возникли при этом.
- Пути решения выявленных проблем.
- Заключение – описание результатов пройденной практики.
Правильность написания отчета по практике
Если перед вами стоит вопрос, как правильно написать отчет по практике, то он относится, как к его форме, так и к содержанию.
Есть общепринятые требования к оформлению отчетов, которые в целом совпадают во всех ВУЗах, как по преддипломной, так и по ознакомительной или производственной практике.
Чтобы в будущем вам не пришлось переделывать работу (этот момент может грозить тем, что вас не допустят к сдаче экзаменов), рекомендуется заблаговременно уточнить важные нюансы на кафедре.
К примеру, отличия могут быть в стандартах оформления плана:
- В виде содержания, указывающего на конкретные подпараграфы и параграфы.
- В виде оглавления, которое раскрывает лишь основные разделы отчета.
Вдобавок, часто приходится сталкиваться со сложностями в отношении очередности расположения элементов отчета. К примеру, место, куда должны быть вставлены приложения: после заключения, перед ним или их располагают по всему тексту.
Имеются и общие стандарты оформления отчета по практике – их следует придерживаться во всех случаях:
- Необходимо прошить готовый документ. Его необходимо пронумеровать, начиная со 2 листа. Можно также прибегнуть к брошюровке.
- Обложка должна содержать такую информацию:
- Наименование учебного заведения.
- Название отчета.
- Год, когда он составлялся.
- ФИО стажера-студента, номер группы и курса.
- Наименование предприятия, которое предоставило возможность пройти практику.
- ФИО куратора практики от ВУЗа.
- Отчет необходимо выполнить на белых листах бумаги формата А4. Вариант оформления – машинописный. Шрифт – Times New Roman, кегль – 14.
- Размеры полей формы отчета должны быть следующими:
- По правому краю – 10 мм.
- По нижнему и верхнему полям – 20 мм.
- По левому краю – 30 мм.
Вдобавок, все параграфы и разделы должны иметь порядковые номера. Подпараграфы и параграфы должны иметь нумерацию в пределах материнского параграфа. Важная информация: математические знаки (это не имеет отношение к цифрам), в тексте отчета по практике, чаще всего запрещаются – их допускается использовать только в приложениях (рисунках, расчетах, формулах и т.д.).
Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.
В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.
Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе
Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.
В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.
Неправильный пример
Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.
Было выполнено следующее:
- осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
- внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
- рассчитаны новые нормы времени;
- составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
- принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю. Р.”
Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.
Какие бывают ошибки?
Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.
Основными из них являются:
Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.
Подходящий вариант
Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)
На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
- проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
- было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.
Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:
- Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
- Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.
На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю.Р.”
Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.
Как писать отчёты на более продолжительные периоды?
Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.
Максимальный объём − 1 лист формата А4
При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.
Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.
Подведём итоги
Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.
Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.
Можете также рассмотреть пример, указанный выше.
Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.
